Senin, 28 November 2011

Warisan & Wasiat


Ada satu kaidah yang umum berlaku, sesuatu yang didapat lewat cara kekerasan akan melahirkan kekerasan pula. Demikian pula dengan harta yang didapat dengan cara sengketa akan menyimpan bara, yang pada gilirannya akan memunculkan sengketa pula. Kaidah tersebut banyak dipercaya orang bukan hanya dalam konteks harta warisan keluarga biasa, akan tetapi juga berlaku dalam tatanan politik sebuah negara atau kerajaan.
Masalah harta warisan merupakan permasalahan yang sangat rumit. Bagi sebagian kalangan persoalan harta warisan ini bahkan bisa menimbulkan peperangan, perpecahan hingga saling fitnah dalam keluarga. Untuk dapat mencegah permasalahan mengenai harta warisan tersebut maka peranan hukum diperlukan untuk memberikan kepastian dalam pembagian harta warisan kepada anak, istri/suami maupun ahli waris yang berhak.
Dalam pelaksanaan pembagian warisan tidak boleh dilupakan mengenai surat wasiat yang dibuat oleh pewaris, baik yang dibuat sendiri (dibawah tangan) tapi tetap diserahkan dan disimpan oleh notaris maupun dibuat dihadapan notaris,[1] karena surat wasiat ini sangat berpengaruh dalam pelaksanaan pembagian warisan.[2]
Pada dasarnya ada 2 macam pewarisan menurut Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (selanjutnya disebut KUHPerdata), yaitu :
a.       pewarisan menurut Undang-Undang atau karena kematian atau Ab Intestato atau tanpa wasiat.
b.      pewarisan dengan surat warisan atau testamentair.
Apabila ada orang yang meninggal dunia, pertama-tama yang harus diperhatikan yaitu apakah yang meninggal itu pada waktu hidupnya mengadakan ketentuan-ketentuan mengenai harta bendanya. Misalnya, dengan membuat surat wasiat yang isinya sebagian atau seluruh hartanya diberikan kepada kelurga sedarah maupun pihak ketiga yang bukan keluarga sedarahnya. Selanjutnya apabila ada ketentuan-ketentuan seperti tersebut diatas, maka yang perlu diperhatikan yaitu apakah ketentuan yang terdapat dalam surat wasiat itu melanggar bagian mutlak (Legitieme Portie) dari ahli waris yang mempunyai bagian mutlak (Legitimaris) atau tidak. Apabila melanggar bagian mutlak, maka surat wasiat tersebut harus dipotong sebesar kekurangan bagian mutlak yang dipunyai legitimaris. Dan apabila surat wasiat itu tidak melanggar bagian mutlak, maka apa yang tercantum dalam surat wasiat langsung dapat diberikan kepada yang ditunjuk, dan sisanya dibagikan kepada ahli waris yang ada (ahli waris menurut Undang-Undang). Sebaiknya apabila saat meninggalnya seseorang itu tidak ada ketentuan surat wasiat, maka harta warisan tersebut langsung dapat dibagi menurut ketentuan yang berlaku.
Untuk menentukan siapa ahli waris dari suatu warisan yang terbuka,[3] maka perlu dibuatkan surat keterangan waris[4] yang pada saat ini masih sangat diskriminatif, karena masih disesuaikan dengan golongan, etnis penduduk atau warga Negara Indonesia. Penggolongan penduduk berdasarkan etnis dan hukum yang berlaku untuk tiap golongan penduduk tersebut merupakan warisan pemerintah kolonial Belanda di Indonesia, yang sampai sekarang ini masih dianggap sebagai aturan yang sakral yang tidak dapat diubah oleh siapapun, bahkan oleh Negara. Padahal, dalam rangka pembaharuan hukum dan pembangunan bangsa yang bermartabat aturan seperti itu harus segera ditanggalkan atau ditinggalkan karena sudah tidak sesuai dengan bangsa yang sudah merdeka.[5]
Penggolongan penduduk Indonesia berdasarkan pada ketentuan pasal 163 IS (Indische Staatregeling) dan pasal 109 RR (Regerings Reglement), yaitu : golongan Eropa, golongan Bumiputera dan golongan Timur Asing. Dan hukum yang berlaku untuk tiap golongan penduduk berdasarkan pasal 131 IS (Indische Staatregeling) dan 75 RR (Regerings Reglement) yang berasal dari warisan Pemerintah Kolonial Hindia-Belanda. Adanya penggolongan penduduk dan hukum yang berlaku untuk tiap golongan penduduk tersebut merupakan politik hukum dari pemerintah kolonial untuk mengawasi penduduk yang berada di daerah jajahannya dan politik pembodohan dan politik devide et impera (adu domba) untuk penduduk di wilayah Hindia-Belanda pada waktu itu. Adanya berbagai peraturan perundang-undangan seperti tersebut diatas, tidak terlepas dari kehadiran peraturan perundang-undangan produk kolonial yang sampai saat ini masih dinyatakan berlaku berdasarkan ketentuan pasal II Aturan Peralihan Undang-Undang Dasar 1945.[6] Dasar hukum dalam Pembuatan Bukti Sebagai Ahli Waris seperti tercantum dalam :[7]
Surat Departemen Dalam Negeri Direktorat Jendral Agaria Direktorat Pendaftaran Tanah (Kadaster), Tanggal 20 Desember 1969, Nomor Dpt/12/63/12/69 Tentang Surat Keterangan Warisan Dan Pembuktian Kewarganegaraan.[8] juncto pasal 42 ayat 1 PP No. 24 tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah Juncto ketentuan pasal 111 ayat 1 huruf c Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional No. 3 tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, yang berbunyi : c. Surat tanda bukti sebagai ahli waris yang dapat berupa :
·         Wasiat dari pewaris, atau
·         Putusan Pengadilan, atau
·         Penetapan Hakim/Ketua Pengadilan, atau
·         bagi warga negara Indonesia penduduk asli : surat keterangan ahli waris yang dibuat oleh para ahli waris (dibawah tangan dan bermeterai) dengan disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi dan dikuatkan oleh Kepala Desa/Kelurahan dan Camat tempat tinggal pewaris pada waktu meninggal dunia.
·         bagi warga negara Indonesia keturunan atau golongan Eropa, Tionghoa, Timur Asing (kecuali orang Arab yang beragama Islam) : Akta keterangan hak mewaris dari Notaris.
·         bagi warga negara Indonesia keturunan atau golongan Timur Asing lainnya : Surat Keterangan waris dari Balai Harta Peninggalan.
Dalam pembuatan wasiat tidak ada pembedaan penggolongan dan siapa atau lembaga yang berwenang membuat dan menyimpan wasiat semuanya dibuat dan disimpan oleh notaris kecuali untuk wasiat yang dibuat dibawah tangan akan tetapi kembali lagi harus disimpan oleh notaris.[9] Sebab wasiat merupakan surat dimana memuat keinginan-keinginan terakhir seseorang yang telah dewasa yang akan dilaksanakan apabila yang bersangkutan meninggal dunia. Lebih sering  dalam wasiat seseorang memuat keinginannya yang terakhir berkaitan dengan harta yang dimilikinya yang hendak ia berikan atau wariskan kepada orang-orang yang disayanginya, namun tidak jarang memuat keinginannya mengenai hal-hal lain seperti penguburannya kelak,[10] sehingga si pewaris bisa setiap saat merubah isi wasiatnya. Pada prinsipnya pewaris dalam pembuatan wasiat ini harus bebas dari intervensi pihak manapun, maka ada jaminan bahwa seseorang membuat wasiatnya sesuai kehendak bebasnya sendiri tanpa dipengaruhi orang lain, termasuk notaris sendiri.
Akan tetapi kadang para ahli waris (baik ahli waris testamentair maupun legitimaris) tidak mau melaksanakan wasiat tersebut, karena mungkin hutangnya lebih banyak dari harta warisannya atau karena begitu banyak keinginan dari pewaris yang dituangkan dalam wasiat yang dibuat sendiri oleh pewaris maupun melalui notaris.[11]
Dalam pasal 833 ayat (1) KUHPerdata berisi : “Sekalian ahli waris dengan sendirinya karena hukum, memperoleh hak atas segala barang, segala hak dan segala piutang yang meninggal dunia”. Apa yang tercantum dalam Pasal 833 ayat (1) KUHPerdata adalah hak saisine. Hak saisine tidak hanya pada pewarisan menurut Undang-Undang tetapi juga ada pada pewarisan dengan adanya surat wasiat (Pasal 955 KUHPerdata), Hak ini ialah yang terpenting dan merupakan ciri khas dari hukum waris barat, yang diatur dalam Pasal 1066 KUHPerdata berisi sebagai berikut :
Ayat (1) : ”Tiada seorangpun yang mempunyai bagian dalam harta peninggalan diwajibkan menerima berlangsungnya harta peninggalan itu dalam keadaan tak terbagi”.
Ayat (2) : ”Pemisahan harta itu setiap waktu dapat dituntut biarpun ada larangan untuk melakukannya”.
Dari dua ketentuan ayat di atas jelas menggambarkan ciri khas masyarakat Eropa Barat, yaitu individualis. Jadi, seketika warisan terbuka, seketika itu juga dapat dituntut pembagian warisan, apabila di antara para ahli waris disepakati bersama adanya pembagian warisan, maka kesepakatan tersebut wajib dibuat dihadapan Notaris, dengan tidak melihat apakah ada larangan/tidak atau apakah ada anak yang belum dewasa/tidak, meskipun anak ini sebenarnya menghendaki kesatuan harta untuk pendidikannya. Bila terjadi diantara para ahli waris yang membutuhkan kesatuan harta, maka sebetulnya ada ketentuan mengenai penundaan pembagian warisan yang sifatnya tidak mutlak, yaitu yang diatur dalam Pasal 1066 ayat (3) KUHPerdata sebagai berikut : “Namun dapatlah diadakan persetujuan untuk selama satu waktu tertentu tidak melakukan pemisahan”. Jadi bila dikehendaki, penundaan pembagian warisan, bisa dilakukan dengan persetujuan terlebih dahulu, dan harus ada kata sepakat bulat, tetapi persetujuan yang demikian ini, hanyalah mengikat untuk selama 5 tahun, dan setelah lewat tenggang waktu tersebut, persetujuan itu bila dikehendaki bisa diperpanjang lagi untuk masing-masing paling lama 5 tahun. Hal ini seperti apa yang dinyatakan dalam Pasal 1066 ayat (4) KUHPerdata sebagai berikut : ”Persetujuan yang demikian hanyalah mengikat untuk 5 tahun, namun setelah lewatnya tenggang waktu ini, dapatlah persetujuan itu diperbaharui”. Jadi persetujuan itu hanya untuk paling lama 5 tahun dan tidak bisa misalnya diperjanjikan sampai anak-anak menjadi dewasa.
Dari pasal tersebut dan dengan adanya alasan asas kebebasan berkontrak, pada dasarnya para ahli waris bisa membuat kesepakatan atau perjanjian mengenai pembagian warisan dan penundaan pembagian warisan, tetapi bagaimana jika ada wasiat dan para ahli waris baik ahli waris testamentair maupun legitimaris membuat kesepakatan atau perjanjian untuk tidak melaksanakan wasiat tersebut atau mengenyampingkan wasiat tersebut, padahal wasiat merupakan keinginan terakhir dari pewaris, seperti dalam ilustrasi ini : Almarhum/ah meninggalkan wasiat yang mengecualikan salah satu ahli waris legitimaris (punya hak mutlak/LP) dan almarhum/ah mengangkat seorang pelaksana wasiat (bukan termasuk ahli warisnya), kemudian para ahli waris sepakat akan menjual harta warisan dengan mengadakan kesepakatan dengan ahli waris yang dikecualikan, disinilah masalah hukum itu muncul apakah semudah itu wasiat dikecualikan oleh para ahli waris pada hal wasiat bukan merupakan perjanjian sebab asasnya perjanjian adalah bentuknya bebas.
Pada hal, di dalam pasal 1005 ayat 1 KUHPerdata mengenai pelaksana wasiat, pengangkatan dan menetapkannya dalam akta wasiat, wasiat dibawah tangan (codicil) atau akta notaris khusus, dimana di dalam akta/surat tersebut dapat diangkat seorang atau lebih (jika lebih dari seorang maka mereka bertanggung jawab secara tanggung renteng  (pasal 1005 ayat 2 KUHPerdata jo pasal 1016 KUHPerdata) dan pelaksana wasiat adalah orang yang melakukan perbuatan hukum atas nama orang lain, yaitu para ahli waris dalam urusan harta peninggalan, berdasarkan perintah orang lain, yaitu pewaris, yang pelaksanaannya tidak tergantung pada para ahli waris, namun sementara terikat oleh karena pelaksanaan perintah itu sendiri.
Akan tetapi dalam Pasal 1008 KUHPerdata berbunyi “jika semua waris bersepakat, mereka dapat menghentikan penguasaan tersebut, asal saja mereka memberikan kesempatan kepada para pelaksana wasiat itu untuk membayar atau menyerahkan segala hibah wasiat yang bersahaja dan tak bersyarat, ataupun membuktikan bahwa hibah-hibah itu sudah dipenuhi”. Pasal tersebut memberikan peluang bagi semua ahli waris untuk dapat bersepakat menghentikan penguasaan pelaksana wasiat.
Pembuatan wasiat sangat penting, karena walaupun bersifat personal pembuatan wasiat adalah untuk melindungi harta yang diperoleh bertahun-tahun yang penuh perjuangan dan memberikan kepastian hukum bagi pewaris dan ahli waris baik testamentair maupun legitimaris.
Jadi untuk pembagian warisan akan kembali pada peraturan awal hukum waris yang dianut, apakah dia tunduk pada Hukum Perdata (KUHPerdata/BW), Hukum Islam, Hukum adat atau yang lain. Akta wasiat kalau dibuat menjadi semacam Undang-Undang bagi mereka. Karena dalam pembagian warisan jika ada wasiat akan berbeda dalam pembagian warisan berdasar wasiat. Kalau wasiat orang yang tidak ada hubungan darahpun bisa dapat wasiat, tetapi kalau Hukum Waris maka warisan akan dibagi kepada yang berhak sesuai dengan garis keturunan.


[1] Pasal 1 ayat 1 jo Pasal 15 ayat 1 Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris.
[2] Wasiat termasuk dalam hukum mengenai pewarisan terdapat dalam Buku II KUHPerdata tentang kebendaan dalam bagian Wasiat.
[3] Adanya Pewaris, yaitu : seseorang yang meninggal dunia dan meninggalkan harta peninggalan, dan harta peninggalan atau warisan yang di tinggalkan yang berupa aktiva dan passiva, serta Ahli waris, yaitu : orang-orang yang baik untuk seluruhnya atau untuk sebagiannya secara berimbangan berhak untuk menerima harta peninggalan dari pewaris. Dalam Eman Suparman, Hukum Waris Di Indoesia dalam Prespektif Islam, Adat dan BW, Refika Aditama, Bandung, 2005 hal. 27-30.
[4] Surat Keterangan Waris yang selama ini kita kenal merupakan terjemahan dari Verklaring Van Erfrecht. Kalau kita mau membaca Kamus Hukum Bahasa Belanda, kita akan menemukan arti atau pengertian mengenai Verklaring Van Erfrecht, terutama arti Verklaring. Bahwa Verklaring atau Verklarend mempunyai 2 (dua) arti, yang pertama berarti Menerangkan atau Menjelaskan, Keterangan, dan yang kedua berarti Menyatakan, Mendeklarasikan atau Menegaskan. Verklaring dalam arti menerangkan merupakan arti secara umum, yang dalam Bahasa Inggris disebut Information, jadi hanya merupakan pemberian keterangan dalam arti yang umum dan tidak mengikat secara hukum siapapun, baik yang memberikan keterangan maupun yang menerima keterangan. Sedangkan Verklaring dalam arti sebagai menyatakan berarti penjelasan dalam arti yang khusus dan mengikat secara hukum bagi yang menerima pernyataan, dan bagi mereka yang tidak menerima pernyataan tersebut wajib untuk membuktikannya secara hukum. Pernyataan seperti ini dalam Bahasa Inggris disebut Declaration. Dalam, Habib Adjie, Kesetaraan Dalam Pembuatan Bukti Sebagai Ahli Waris, dalam www.habibadjie.com, di akses tanggal 9 Juni 2009.
[5] Habib Adjie, Meneropong Khazanah Notaris dan PPAT Indonesia (Kumpulan Tulisan tentang Notaris dan PPAT), Citra Aditya Bakti, Bandung, 2009, hal. 215.
[6] Habib Adjie, Pembuktian Sebagai Ahli Waris Dengan Akta Notaris (dalam bentuk akta keterangan ahli waris), Mandar Maju, Bandung, 2008, hal. 4-6.
[7] Ibid. hal. 7.
[8] Mengenai Pembuktian Kewarganegaraan sudah tidak berlaku lagi, karena sudah dicabut sebagaimana tercantum dalam Penjelasan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2006 tentang Kewarganegaraan.
[9] Pasal 931 KUHPerdata : Surat wasiat hanya boleh dibuat, dengan akta olografis atau ditulis tangan sendiri, dengan akta umum atau dengan akta rahasia atau akta tertutup. Dan Pasal 932 KUHPerdata : Wasiat olografis harus seluruhnya ditulis tangan dan ditandatangani oleh pewaris. Wasiat ini harus dititipkan oleh pewaris kepada Notaris untuk disimpan. Dibantu oleh dua orang saksi, Notaris itu wajib langsung membuat akta penitipan, yang harus ditandatangani olehnya, oleh pewaris dan oleh para saksi, dan akta itu harus ditulis dibagian bawah wasiat itu bila wasiat itu diserahkan secara terbuka, atau di kertas tersendiri bila itu disampaikan kepadanya dengan disegel; dalam hal terakhir ini, di hadapan Notaris dan para saksi, pewaris harus membubuhkan di atas sampul itu sebuah catatan dengan tanda tangan yang menyatakan bahwa sampul itu berisi surat wasiatnya. Dalam hal pewaris tidak dapat menandatangani sampul wasiat itu atau akta penitipannya, atau kedua-duanya, karena suatu halangan yang timbul setelah penandatangan wasiat atau sampulnya, notaris harus membubuhkan keterangan tentang hal itu dan sebab halangan itu pada sampul atau akta tersebut.
[10] Grace Giovani, Wasiat dan Prosedurnya, dalam www.notarisgracegiovani.com, Tuesday, 16 September 2008, di akses tanggal 9 Juni 2009.
[11] Hak untuk menolak warisan diatur dalam Pasal 1045 jo Pasal 1051 KUHPerdata. Seorang ahli waris menurut Pasal 1045 KUHPerdata tidak harus menerima harta warisan yang jatuh kepadanya, bahkan apabila ahli waris tersebut telah meninggal dunia, maka ahli warisnya pun dapat memilih untuk menerima atau menolak warisan (pasal 1051 KUHPerdata).

Sabtu, 07 Mei 2011

SISTEM ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS

Oleh : Sovyedi Andasasmita, SH.SpN.[1]
PENDAHULUAN
Jabatan Notaris lahir karena masyarakat membutuhkannya, bukan jabatan yang sengaja diciptakan kemudian baru disosialisasikan kepada masyarakat. G.H.S. Lumban Tobing, SH., dalam bukunya yang berjudul Peraturan Jabatan Notaris menyebutkan bahwa lembaga kemasyarakatan yang dikenal sebagai “notariat” ini timbul dari kebutuhan dalam pergaulan sesama manusia, yang menghendaki adanya alat bukti baginya mengenai hubungan hukum keperdataan yang ada dan/atau terjadi diantara mereka, suatu lembaga dengan para pengabdinya yang ditugaskan oleh kekuasaan umum (openbaar gezag) untuk dimana dan apabila undang-undang mengharuskan sedemikian atau dikehendaki oleh masyarakat, membuat alat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan otentik.
Sehingga secara singkat dapat dikatakan bahwa eksistensi Notaris bukanlah untuk dirinya sendiri melainkan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Kalimat inilah yang menjadi dasar mengapa seorang Notaris harus menambah pengetahuan dan keterampilannya dalam melayani masyarakat sebagai misi utama dalam hidupnya.
Pada dasarnya, peran seorang Notaris adalah memberikan pelayanan berupa jasa bagi masyarakat yang berniat untuk membuat alat pembuktian yang bersifat otentik. Pelayanan disini jangan diartikan sempit, sebagai “membuat akta” saja. Pelayanan harus diartikan menyangkut aspek holistik dan menyeluruh dari mulai kemudahan masyarakat mendapatkan informasi, menghubungi Notaris, datang ke tempat Notaris, fasilitas kantor Notaris, keramahan Notaris beserta pegawainya, dan lain sebagainya. Pembuatan akta hanya sebagian dari aktivitas yang disebut pelayanan.
Hal tersebut di atas berkaitan erat dengan banyaknya jumlah Notaris di Indonesia pada saat ini, sehingga tidak dapat dipungkiri menimbulkan adanya persaingan diantara para Notaris. Akan tetapi persaingan tersebut janganlah selalu dipandang dari segi negatifnya, melainkan harus menjadi ‘cambuk’ bagi setiap Notaris untuk meningkatkan pelayanannya. Harus diingat bahwa Pelayanan dalam dunia kenotariatan tidak bisa disamakan dengan pelayanan pada dunia bisnis biasa. Pelayanan dalam dunia kenotariatan harus tetap mengacu dan patuh pada Kode Etik Notaris yang telah disahkan dan disepakati dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (selanjutnya disebut dengan UUJN), sehingga seorang Notaris yang memberikan pelayanan kepada kliennya tidak boleh mengorbankan keluhuran dan martabat Notaris sebagai pejabat umum.

SISTEM ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS
Keberhasilan seorang Notaris tidak hanya bisa diukur dari banyaknya akta yang ia buat, melainkan juga dari kepiawaiannya mengatur administrasi di kantornya. Akta yang banyak, tanpa disertai administrasi yang rapi dan teratur akan mengakibatkan masalah dan kesulitan dikemudian hari. Oleh karena itu perlu bagi seorang calon Notaris untuk mengetahui, mempelajari serta memperhatikan administrasi kantor, sebelum ia melaksanakan jabatannya sebagai seorang Notaris.
Kata “administrasi” dapat diartikan dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit, administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan yang bersifat tulis menulis (kegiatan ketatausahaan), seperti menulis daftar akta, daftar surat di bawah tangan yang disahkan, daftar surat di bawah tangan yang dibukukan, dan lain-lain. Namun dalam arti luas, administrasi seringkali diartikan sebagai manajemen, yakni perencanaan, perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan, sehingga mampu menyediakan informasi yang berguna dan bermanfaat dalam pembuatan keputusan, di samping untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.
     Sedangkan pengertian “Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatankegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.
Dengan demikian, Administrasi Kantor Notaris dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas manajerial dan ketatausahaan dari sebuah kantor Notaris dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan agar sebuah kantor Notaris dapat melaksanakan seluruh kegiatan dan aktivitasnya tersebut, meliputi :
1. Kantor ;
2. Inventaris (Peralatan) kantor ;
3. Karyawan ; dan
4. Pendokumentasian/tata kearsipan.

1. Kantor
Salah satu daya tarik yang dapat memikat klien adalah kantor Notaris itu sendiri. Sebuah kantor Notaris yang baik dapat menimbulkan kesan yang baik bagi Notarisnya. Sebuah kantor Notaris yang baik bukanlah kantor yang besar dengan bangunan yang megah melainkan kantor yang semua bagiannya sesuai dengan fungsinya, ruangan-ruangan di dalamnya tertata baik, rapi dan selalu terjaga kebersihannya, sehingga dapat memberikan kesan nyaman dan dapat dipercaya.
Ruangan-ruangan dalam kantor yang ditata dengan baik dapat menimbulkan rasa senang dan nyaman, baik bagi klien yang datang, maupun bagi karyawan yang bekerja di kantor tersebut. Penataan kantor sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a.  Kantor Notaris sebaiknya paling tidak mempunyai ruang kerja Notaris, ruang karyawan, ruang rapat serta ruang penyimpanan protokol dan arsip. Penataannya harus sedemikian rupa, sebagai contoh, ruang rapat yang semestinya tenang dan nyaman jangan sampai terganggu oleh suara printer komputer karyawan yang sedang mencetak akta.
b.  Setiap ruangan harus mendapat cahaya atau penerangan yang baik. Dengan penerangan yang baik akan dapat meningkatkan hasil pekerjaan, mengurangi kesalahan-kesalahan dan kelelahan serta dapat meningkatkan prestise kantor.
c.  Estetika kantor dan pilihan warna ruangan dapat pula mempengaruhi semangat kerja dan kesan yang mendalam bagi setiap orang yang berkunjung ke kantor Notaris tersebut.
d.  Jika terdapat dana yang cukup, maka dalam ruangan kantor perlu juga dipasang pengatur suhu udara (air conditioning) yang dapat meningkatkan produktivitas, mutu kerja yang lebih tinggi, kesenangan pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.
e.  Setiap ruangan harus selalu rapi dan bersih.

2. Inventaris (Peralatan) kantor
Kecepatan dan kenyamanan bekerja dapat terwujud jika minimal dalam suatu kantor Notaris terdapat inventaris/peralatan sebagai berikut :
a. Komputer dan printer ;
b. Internet ;
c. Mesin ketik ;
d. Meja dan kursi ;
e. Lemari penyimpanan.
Penggunaan inventaris (peralatan) kantor merupakan faktor penting bagi suatu kantor yang baik. Pilihan yang tepat terhadap perlengkapan inventaris kantor, akan meningkatkan efisiensi kantor.
Dalam menentukan pilihan dan pengadaan perlengkapan inventaris kantor, beberapa hal yang perlu mendapat perhatian adalah:
a. Jenis pekerjaan dan cara penyelesaiannya.
b. Kemampuan dan kebutuhan pegawai yang menggunakannya.
c. Fleksibilitas penggunaan.
d. Kualitas dan kuantitas pekerjaan.
e. Harga dan layanan purna jual.
f. Nilai keindahan.

3. Karyawan
Demi kelangsungan kantornya, seorang Notaris memerlukan karyawan-karyawan yang dapat membantu, baik dalam persiapan dan penyelesaian akta-akta maupun dalam pengadministrasian akta/surat/dokumen.
Oleh karena akta-akta yang dibuat oleh dan dihadapan Notaris adalah dokumen (arsip) Negara yang harus dijaga dengan sebaik-baiknya, serta banyaknya ketentuan-ketentuan yang harus dijalankan seorang Notaris dalam jabatan profesinya, maka karyawan pada kantor Notaris pun harus mengetahui dan paham dengan benar apa yang harus dilakukan, apa yang tidak boleh dilakukan dan apa yang harus dihindari.
Di samping itu, karyawan kantor Notaris sebaiknya memenuhi kriteria sebagai berikut :
a. Teliti ;
b. Jujur dan berdedikasi tinggi ;
c. Mempunyai pengetahuan yang luas, terutama menguasai dan memahami peraturan perundang-undangan di bidang kenotariatan.
Setiap karyawan Notaris harus jelas wewenang, tugas dan tanggung jawabnya, sehingga memudahkan kontrol dan pengawasannya.

4. Pendokumentasian/tata kearsipan
Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.
Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari Notaris dan para karyawannya dalam melaksanakan tugas. Pendokumentasian/tata kearsipan ini merupakan bagian yang penting dari administrasi kantor Notaris. Setiap akta yang dibuat oleh Notaris harus tertata dengan seksama, rapi dan tidak asal-asalan, karena akta-akta tersebut termasuk dalam Protokol Notaris yang merupakan Arsip Negara yang wajib disimpan dan dipelihara oleh Notaris dengan penuh tanggung jawab.
Dokumen yang harus dipunyai setiap Notaris sebelum menjalankan jabatan profesi, antara lain :
1. Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tentang Pengangkatan sebagai Notaris ;
2. Berita Acara Sumpah Notaris ;
3. Sertipikat Cuti Notaris ;
4. Buku Daftar Akta, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Disahkan, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Dibukukan dan Buku Daftar Protes yang telah diberi nomor urut, distempel dan diparaf Majelis Pengawas Daerah, kecuali pada halaman pertama dan terakhir ditandatangani oleh Majelis Pengawas Daerah.
Pasal 1 butir 13 UUJN menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris. Peyimpanan dan pemeliharaan Protokol Notaris tersebut terus berlangsung walaupun Notaris yang bersangkutan telah pensiun atau bahkan sudah meninggal dunia. Protokol Notaris tersebut diserahkan kepada Notaris lain sebagai Pemegang Protokol Notaris.
Pasal 62 UUJN mengatur mengenai alasan-alasan apa yang mendasari dilakukannya penyerahan Protokol Notaris. Selengkapnya Pasal 62 UUJN menyebutkan bahwa penyerahan Protokol Notaris dilakukan dalam hal Notaris :
a.  meninggal dunia ;
b.  telah berakhir masa jabatannya ;
c.  minta sendiri ;
d.  tidak mampu secara rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan tugas jabatan sebagai Notaris secara terus menerus lebih dari 3 (tiga) tahun ;
e.  diangkat menjadi pejabat negara ;
f.  pindah wilayah jabatan ;
g.  diberhentikan sementara ; atau
h.  diberhentikan dengan tidak hormat.
Sedangkan dalam Penjelasan Pasal 62 UUJN, disebutkan bahwa Protokol Notaris terdiri atas:
a. Minuta Akta;
Minuta akta adalah asli akta Notaris, dimana di dalam minuta akta ini terdiri dari (dilekatkan) data-data diri para penghadap dan dokumen lain yang diperlukan untuk pembuatan akta tersebut. Setiap bulannya minuta akta harus selalu dijilid menjadi satu buku yang memuat tidak lebih dari 50 akta. Pada sampul setiap buku tersebut dicatat jumlah minuta akta, bulan dan tahun pembuatannya.
b. Buku daftar akta atau Repertorium;
Dalam Repertorium ini, setiap hari Notaris mencatat semua akta yang dibuat oleh atau dihadapannya baik dalam bentuk minuta akta maupun Originali dengan mencantumkan nomor urut, nomor bulanan, tanggal, sifat akta dan nama para penghadap.

Contoh pengisian Buku Daftar Akta atau Repertorium :
NOMOR
URUT
NOMOR
BULANAN
TANGGAL
AKTA
SIFAT
AKTA
NAMA PENGHADAP DAN/ATAU
YANG DIWAKILI/KUASA
01
01
04 April 2011
Perjanjian Kredit
1. Tuan Adi dengan persetujuan
isterinya -
Nyonya Ida; --------
------ Debitur -----
2. Tuan Agus Kadir qq.
Bank Niaga; ------------- Kreditur -----
02
02
04 April 2011
Perjanjian
Jaminan Fidusia
1. Tuan Adi dengan persetujuan
isterinya
Nyonya Ida; --------
------ Debitur -----
2. Tuan Agus Kadir qq.
Bank Niaga; --------
------ Kreditur ----
03
03
18 April 2011
Wasiat
Nyonya Janda Diana Ho

c. Buku daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di hadapan Notaris atau akta di bawah tangan yang didaftar; Notaris wajib mencatat surat-surat di bawah tangan, baik yang disahkan maupun yang dibukukan dengan mencantumkan nomor urut, tanggal, sifat surat dan nama semua pihak.

Contoh pengisian Buku Daftar Surat di bawah tangan yang
penandatanganannya dilakukan di hadapan Notaris (Yang
disahkan) :
NOMOR
TANGGAL
SIFAT SURAT
NAMA YANG MENANDATANGANI
DAN/ATAU YANG DIWAKILI/KUASA
Leg.10
/2011
06 April 2011
Surat Persetujuan
dari suami kepada
isterinya untuk
menjual sebidang
tanah Hak Milik,
Sertipikat Nomor
108/Kalibata,
berikut bangunan
yang terletak di
Propinsi DKI
Jakarta, Kotamadya
Jakarta Selatan,
Kecamatan
Pancoran, Kelurahan
Kalibata.
Tuan Joko Susanto

Contoh pengisian Buku Daftar Surat di bawah tangan yang
didaftar (Yang Dibukukan):
NOMOR
TANGGAL
SURAT
TANGGAL
DIDAFTAR
SIFAT SURAT
NAMA YANG
MENANDATANGANI
DAN/ATAU YANG
DIWAKILI
Reg.10/2011
06 April
2011
13 April
2011
Perjanjian
Pemberian
komisi untuk
proyek
pembangunan
apartemen.
5. Tuan Dodi; -----
-- Pihak Pertama ----
6. Tuan Koko; ------
---- Pihak Kedua ----

d. Buku daftar nama penghadap atau Klapper;
Notaris wajib membuat daftar Klapper yang disusun menurut abjad dan dikerjakan setiap bulan, dimana dicantumkan nama semua orang/pihak yang menghadap, sifat dan nomor akta.

Contoh pengisian Buku Daftar Nama Penghadap atau Klapper:
Buku Klapper Akta (A) :
NO.
URUT
NAMA
PENGHADAP/
YANG
DIWAKILINYA
SIFAT AKTA
TANGGAL
AKTA
NOMOR
AKTA
NOMOR PADA
REPERTORIUM
01
Adi
Perjanjian
Kredit
04 April
2011
01
01
02
Adi
Perjanjian
Jaminan
Fidusia
04 April
2011
02
02
03
Agus Kadir
Perjanjian
Kredit
04 April
2011
01
01
04
Agus Kadir
Perjanjian
Jaminan
Fidusia
04 April
2011
02
02

Buku Klapper Akta (D) :
NO.
URUT
NAMA PENGHADAP/
YANG
DIWAKILINYA
SIFAT
AKTA
TANGGAL
AKTA
NOMOR
AKTA
NOMOR PADA
REPERTORIUM
01
Diana Ho
Wasiat
18 April
2011
03
03

Buku Klapper Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan (J) :
NO.
URUT
NAMA PENGHADAP/YANG
DIWAKILI/KUASA
SIFAT SURAT
TANGGAL DAN NOMOR
PENGESAHAN
01
Joko Susanto
Surat Persetujuan
Tgl. 06 April 2011
No. Leg. 10/2011

e. Buku daftar protes;
Setiap bulan Notaris menyampaikan Daftar Akta Protes dan apabila tidak ada, maka tetap wajib dibuat dengan tulisan “NIHIL”.
f. Buku daftar wasiat; dan
Notaris wajib mencatat akta-akta wasiat yang dibuatnya dalam Buku Daftar Wasiat. Selain itu, paling lambat pada tanggal 5 setiap bulannya, Notaris wajib membuat dan melaporkan daftar wasiat atas wasiat-wasiat yang dibuat
pada bulan sebelumnya. Apabila tidak ada wasiat yang dibuat, maka Buku Daftar Wasiat tetap harus dibuat dan dilaporkan dengan tulisan “NIHIL”.

Contoh pengisian Buku Daftar Wasiat :
No
YANG MEMBUAT WASIAT
AKTA WASIAT
NAMA &
TEMPAT
KEDUDU
KAN
NOTARIS
YANG
MEMBUAT
AKTA
Nama
Lengkap
(dahulu
berna
ma)
Tem
pat
Lahir
Tgl Bu
lan
dan Ta
hun
Lahir
Peker
jaan
Alamat
Ter
akhir
No
mor
Akta
Tanggal
Akta
Nomor
Reper
torium
01
Diana
Ho
Jakar
ta
10
Maret
1925
Ibu
rumah
tangga
Jl.
Manisan
V.5,
Jakarta
Selatan
03
18 April
2011
76
Kartika,
Sarjana
Hukum

g. Buku daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Salah satunya adalah Buku Daftar Perseroan Terbatas, yang mencatat kapan Pendiriannya dan dengan akta nomor dan tanggal berapa, Perubahan Anggaran Dasar atau Perubahan susunan anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris atau Pemegang Sahamnya.
Di samping Buku Daftar yang termasuk dalam Protokol Notaris yang telah disebutkan di atas, seorang Notaris yang baik seyogyanya mengadministrasikan dan membuat tata kearsipan terhadap hal-hal sebagai berikut :
1.  Buku Daftar Akta Harian ;
2.  Map khusus yang berisikan minuta-minuta akta sebelum dijilid menjadi Buku setiap bulannya ;
3.  File Arsip Warkah Akta ;
4.  File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan ;
5.  File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan ;
6.  File Arsip yang berisikan copy Daftar Protes ;
7.  File Arsip Copy Collatione (yaitu copy dari surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan) ;
8.  File Arsip Laporan Bulanan Notaris kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD) yang dilampiri dengan tanda terima dari MPD ;
9.  File Arsip yang berisikan Laporan Wasiat kepada Direktur Perdata cq Balai Harta Peninggalan Sub Direktorat Wasiat;
10.         File Arsip yang berisikan tanda terima salinan Akta;
11.         Buku Surat Masuk dan Surat Keluar Notaris ;
12.         File Arsip Surat Masuk Notaris ;
13.         File Arsip copy Surat Keluar Notaris ;
14.         Buku Daftar tentang Badan Hukum Sosial dan Badan Usaha yang bukan badan hukum yang dibuat di kantornya.
Setiap bulan, selambat-lambatnya tanggal 15, Notaris wajib menyampaikan secara tertulis salinan yang telah disahkannya dari daftar Akta dan daftar lain yang dibuat pada bulan sebelumnya kepada Majelis Pengawas Daerah (= Laporan Bulanan).
Contoh Laporan Bulanan Akta, adalah sebagai berikut :

Jakarta, 01 April 2011

Nomor : 001/IV/2011
Lampiran : 4 berkas
Hal : Penyampaian Salinan Akta Yang Telah Disahkan dari Daftar
Akta, Daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan &
Yang Dibukukan serta Salinan Daftar Protes

Kepada Yth.
Ketua Majelis Pengawas Notaris Daerah Jakarta Selatan
JL. MT Haryono Nomor 24
Jakarta

Dengan Hormat,
Untuk memenuhi ketentuan Pasal 61 ayat (1) Undang-Undang Nomor 30 tahun 2004 tentang jabatan Notaris dan sehubungan dengan Pasal 38 ayat (1) Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No. M.02.PR.08.10 Tahun 2004 tanggal 7 Desember 2004, maka dengan ini saya sampaikan :
1. Salinan yang telah disahkan dari Buku daftar Akta, yang dibuat dalam bulan Maret 2011, dengan nomor bulanan 01 sampai dengan nomor 25 dan nomor urut repertorium 50 sampai dengan nomor 75;
2. Salinan dari daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan yang dibuat dalam bulan Maret 2011, dengan nomor urut Leg. 10/2011
3. Salinan dari daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan yang dibuat dalam Bulan Maret 2011, dengan nomor urut Reg. 10/201; Salinan daftar Protes seperti dimaksud dalam Pasal 143 C dan Pasal 218 C Kitab Undang-Undang Hukum dagang yang dibuat dalam bulan Maret 2011, NIHIL.

Demikian disampaikan, agar dapat diterima dengan baik dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

Hormat saya,
Notaris di Jakarta,


(KARTIKA, SH)

Dalam menjalankan jabatannya, Notaris harus memiliki integritas dan bertindak profesional. Pada saat mengucapkan sumpah jabatannya pun Notaris berjanji untuk menjalankan jabatannya dengan amanah, jujur, seksama, mandiri dan tidak berpihak serta menjaga sikap, tingkah laku dan menjalankan kewajibannya sesuai dengan kode etik profesi, kehormatan, martabat dan tanggung jawab.
Walaupun demikian tidak dapat dipungkiri bahwa masih banyak Notaris, baik disengaja maupun tidak, dalam melaksanakan jabatannya melakukan perbuatan-perbuatan yang melanggar peraturan perundang-undangan dan kode etik. Pelanggaran tersebut antara lain :
1.  Notaris mempunyai papan nama lebih dari satu di tempat berbeda ;
2.  Papan nama Notaris masih terpampang, sedangkan Notarisnya sudah pensiun atau sudah meninggal dunia ;
3.  Notaris sudah pensiun tetapi tidak menyerahkan Protokolnya ;
4.  Notaris sudah meninggal dunia tetapi Protokolnya masih disimpan oleh ahli waris, tidak diserahkan kepada Notaris yang sudah ditunjuk sebagai Pemegang Protokol;
5.  Notaris tidak membuat buku-buku daftar yang merupakan Protokol Notaris, seperti Buku Daftar Akta atau Repertorium dan Buku Daftar Nama Penghadap atau Klapper. Sedangkan di dalam minuta akta dibundel dokumen-dokumen yang tidak perlu dilekatkan, seperti kwitansi biaya pembuatan akta.

PENUTUP
Keberhasilan seorang Notaris terlihat tidak hanya terbatas pada berapa banyak jumlah akta yang ia buat setiap bulannya, melainkan terlihat dari bagaimana cara ia mengelola administrasi kantornya itu. Bagi seorang Notaris adalah sangat penting untuk memelihara ketertiban administrasi kantor dengan sebaik-baiknya. Hal tersebut dikarenakan seluruh akta-akta dan arsip yang disimpan oleh seorang Notaris adalah dokumen/arsip milik negara yang harus dijaga serta dipelihara dengan sunguh-sungguh.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa seorang Notaris yang sukses dalam melaksanakan jabatannya dapat dipastikan telah menjalankan sistem Administrasi dan Tata Kelola Kantor yang baik.
Demikianlah sedikit pembahasan mengenai Sistem Administrasi dan Tata Kelola Kantor Notaris yang dapat kami berikan. Semoga bermanfaat dan dapat memberikan gambaran yang berguna kepada rekan-rekan semua.


DAFTAR PUSTAKA
Saputro, Anke Dwi , ed. 100 Tahun Ikatan Notaris Indonesia, Jati Diri Notaris Indonesia, Dulu, Sekarang, dan di Masa Datang. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 2008.
Tobing, G.H.S. Lumban. Peraturan Jabatan Notaris, cet. 1.
Jakarta : Erlangga. 1980
Indonesia, Undang-Undang Jabatan Notaris, UU No. 30 Tahun 2004, LN No. 117 Tahun 2004, TLN No. 4432.
http://notary-herman.blogspot.com/2009/03/tertib-administrasikantor-notaris.html
Hanindito, Edna. Administrasi Kantor Notaris, Disajikan pada acara Pelatihan Pemahaman Materi dan Teknis Pelaksanaan Operasionalisasi Sistem Administrasi Badan Hukum dan Materi Lain Yang Terkait yang diselenggarakan oleh Ikatan Notaris Indonesia di The Ritz Carlton Pacific Place Lt.4, SCBD Area, pada tanggal 18-19 Januari 2010.
Natakusumah, Arikanti. Sistim Administrasi Kantor Notaris, Jakarta 19-20 Januari 2010.
Widjaja, Winarti Lukman. Tata Kelola Kantor Notaris. Notaris Kota Jakarta Pusat.


[1] Disajikan pada acara Pelatihan Pemahaman Materi dan Teknis Pelaksanaan Operasionalisasi Sistim Administrasi Badan Hukum dan Materi Lain Yang Berkaitan dengan Tugas dan Jabatan Notaris yang diselenggarakan oleh Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia (PP-INI) bekerja sama dengan Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan HAM RI di Balai Sidang Jakarta Convention Centre, pada tanggal 26-27 April 2011.